Het opzetten en inrichten van een samenwerkomgeving is een belangrijke voorbereiding voor je onderzoek. Op deze manier kun je samen met collega's en externe partners aan dezelfde documenten werken. Door in dezelfde projectfolder te werken, hoef je bestanden niet naar elkaar te versturen en heeft iedereen toegang tot de laatste versie van de onderzoeksdata of andere bestanden.
Aanbevolen opslagmedia:
De Hanzehogeschool heeft twee omgevingen die goedgekeurd zijn om samen te werken in een onderzoeksprojectfolder: Research Drive en Sharepoint. Ongeacht welke je kiest, raden wij je aan per onderzoeksproject een nieuwe projectfolder aan te vragen. De projectfolder richt je vervolgens in met een gekozen folderstructuur (zie verderop op deze pagina) en je kunt toegangs- en gebruiksrechten toekennen aan betrokkenen in het onderzoek. Let op: Het is ook mogelijk om bepaalde subfolders af te schermen voor (groepen) gebruikers, bijvoorbeeld bij privacygevoelige brondata. Vraag hiervoor ondersteuning bij ICT support.
De volgende media raden wij af voor dataopslag:
Research Drive is het aanbevolen opslagmedium voor onderzoek aan de Hanzehogeschool. Het kan gebruikt worden om samen te werken in een projectfolder en op deze manier onderzoeksdata veilig en eenvoudig op te slaan en te delen. Research Drive is een clouddienst speciaal ontwikkeld voor onderzoekers. Het stelt een onderzoeker in staat om grote hoeveelheden onderzoeksgegevens op te slaan. Met Research Drive heb je vanuit een online omgeving eenvoudig en veilig toegang tot alle bestanden met je onderzoek. Daarnaast zijn bestanden eenvoudig te delen met andere instellingen, het bedrijfsleven en met internationale partners.
In Research Drive kun je kostenloos tot maximaal 1TB per projectfolder opslaan. De maximale opslaglimiet is onbeperkt, maar vanaf 1TB worden er kosten in rekening gebracht.
Veiligheid
De bestanden van jouw onderzoek worden op een veilige manier opgeslagen in Nederland. Research Drive is compliant aan de vereiste wet- en regelgeving, zoals de AVG en de landelijke richtlijnen voor Kennisveiligheid. Daarnaast voldoet het aan het beleid van de Hanzehogeschool Groningen op het gebied van onderzoek. Gebruikers aan de Hanzehogeschool loggen met hun Hanze-account in via single sign on. Als er wordt samengewerkt met externe partners wordt aanbevolen tweefactorauthenticatie handmatig aan te zetten, zeker als er wordt gewerkt met privacygevoelige of vertrouwelijke gegevens.
Sommige kenniscentra hebben een Sharepoint Community opgezet om onderzoeksprojecten te beheren. Sharepoint is een alternatief voor Research Drive en voldoet ook aan de AVG en de Hanze-richtlijnen voor goed datamanagement en informatieveiligheid.
Een voordeel van Sharepoint is dat het makkelijk gekoppeld kan worden aan Teams voor communicatiedoeleinden. Een ander voordeel is dat de folder na afloop van het project makkelijk omgezet kan worden in een archieffolder in Sharepoint.
Een nadeel is dat het lastiger is om externe partners toe te voegen voor samenwerken.
Niet het meest sexy onderwerp, maar een goede structuur en documentatie van je onderzoeksdata kunnen je werk gemakkelijker maken en je later veel tijd besparen. Goede documentatie van data is belangrijk om:
Als je werkt met veel verschillende bestanden, helpt het om een logische folderstructuur op te zetten. Hierdoor is het makkelijk de bestanden terug te vinden. Ook kun je de bestandsnamen hierdoor kleiner houden. De HG hanteert voor onderzoeksprojecten onderstaande folderstructuur.
|
Folderstructuur voor projectfolder: 000-Onderzoeksvoorbereiding |
Folderstructuur voor subfolder 'Data': 00041_aanpak_data_verzameling
|
Voor een efficiënte samenwerking helpt het om bestanden een duidelijke bestandsnaam te geven, zodat in een opslag duidelijk is welke inhoud het bestand bevat. Elementen voor een duidelijke bestandsnaam zijn titel van het document, auteur en versienummer. Daarnaast kan het handig zijn de datum van aanmaak toe te voegen, bijvoorbeeld in het formaat YYYYMMDD.
Versiebeheer is een manier om na te gaan welke veranderingen zijn aangebracht en waar nodig deze veranderingen ongedaan te maken. Met behulp van versienummers is het makkelijk te communiceren welke versie de meest actuele is, zodat iedereen met dezelfde versie werkt. Ook maakt het inzichtelijk welke bewerkingen er zijn gedaan (ontstaans- en bewerkingsgeschiedenis) en maakt het mogelijk oudere versies van een document te openen.
Een handig systeem voor versiebeheer vind je hieronder:
Ruwe data
Als je werkt met onderzoeksdata, is het belangrijk altijd de ruwe versie van de databestanden (ongewijzigd) te bewaren. Het is aan te raden in de bestandsnaam aan te geven dat het om ruwe data gaat en om deze in een aparte folder te plaatsen. Als je wijzigingen wilt aanbrengen in de data, maak dan een kopie van het bestand, pas de naam en versienummer aan en plaats deze in een andere folder, bijvoorbeeld 'bewerkte data'.
Delen van data via een link
Veilig data en andere bestanden delen doe je door deze op te slaan in een projectfolder en de link te delen naar waar het desbetreffende bestand zich bevindt. Het wordt afgeraden om bestanden via e-mail te versturen omdat dit minder veilig is dan de aanbevolen opslagplek of samenwerkomgeving. Bovendien raak je de controle over bestanden kwijt als je een kopie hiervan verstuurt.
Ook in het kader van versiebeheer is het verstandig de databestanden op één plek te houden. Zo weet iedereen waar de meest recente versie van de data is en voorkom je dat meerdere mensen in eigen versies gaan werken.
Delen van grote bestanden via SURFfilesender
Toch bestanden versturen? Maak dan gebruik van SURFfilesender. Dit is een veilige manier om grote bestanden te versturen. Veel onderzoekers die grote databestanden versturen, doen dit via WeTransfer. WeTransfer is niet vertrouwd, omdat het onzeker is of gegevens veilig worden verstuurd en verwerkt.
SURFfilesender is een webapplicatie die met iedere browser gebruikt kan worden. De maximale bestandsgrootte die je kunt versturen is 1 TB. Als je kiest voor versleuteling is de maximale bestandsgrootte 2 GB. Na het versturen zijn de bestanden twee weken beschikbaar voor download door de ontvanger. Je kunt deze termijn handmatig naar wens aanpassen naar maximaal drie weken.