Opslag en delen van je data

De Hanzehogeschool heeft IT-faciliteiten voor studenten om data op te slaan en te delen met andere studenten en/of onderzoekers. Van welke mogelijkheden je gebruik kan maken hangt af van het kader waarin je je onderzoek uitvoert.

 

Aanbevelingen voor opslag en delen van onderzoeksdata voor studenten:

 

Je doet je onderzoek.... Data-opslag: Data delen:

A) als (afstudeer)opdracht van de Hanzehogeschool:

 OneDrive van de Hanzehogeschool Groningen

Deel de link naar het document in OneDrive*. 
B) in opdracht van een Lectoraat: ResearchDrive projectfolder opgezet door Lectoraat (alternatief: Sharepoint)

Deel de link naar het document in de projectfolder*.
C) in een Innovatiewerkplaats (IWP), waarbij ook bedrijven zijn betrokken: ResearchDrive projectfolder opgezet door IWP (alternatief: Sharepoint)

Deel de link naar het document in de projectfolder*. 
D) als stageopdracht bij een bedrijf of organisatie:

Opslagplek van de organisatie.

Indien niet mogelijk: kies OneDrive van de Hanzehogeschool.

 In overleg met de opdrachtgever.

 

* Het versturen van bestanden als bijlage in een e-mail is niet aangeraden: Als je data persoonsgegevens bevat, is dit namelijk onveilig omdat je de controle over het bestand kwijt bent. Ook in het kader van versiebeheer is het verstandig de databestanden op één plek te houden. In plaats daarvan stuur je de link naar waar het bestand zich bevindt op OneDrive of Sharepoint. Zo weet iedereen waar de meest recente versie van de data is. Als dit niet mogelijk is, is SURF Filesender een veilige manier om toch data te versturen.

Maak van je data geen jungle!

Organiseren en structureren: het zijn niet de meest 'sexy' onderwerpen, maar kunnen je wel veel tijd en moeite besparen. Als je met grote hoeveelheden bestanden werkt of als je data complex is, dan kan een folder met data al gauw een jungle aan gegevens worden waar het moeilijk is het juiste bestand te vinden.

Hieronder vind je tips om onderzoeksdata overzichtelijk te houden.

  • Doe je labexperimenten? Overweeg dan elke stap te documenteren in een Electronic Lab Notebook (ELN). 
  • Heb je veel verschillende bestanden? Denk dan na over hoe je tijdens het verzamelen of genereren al dingen in de juiste folder kunt zetten, en een duidelijke naam kunt geven. Hierdoor voorkom je dat je je bestanden niet meer terug kunt vinden en makkelijker kunt combineren
  • Ga je veel verschillende versies van de bestanden maken? Houd dan in een apart document bij welke aanpassingen je in welke versie gemaakt hebt.
  • Werk je met meerdere mensen aan de data? Maak afspraken over wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de verschillende versies. 

Tips voor folderstructuur

Als je werkt met veel verschillende bestanden, helpt het om een logische folderstructuur op te zetten. Hierdoor is het makkelijk de bestanden terug te vinden. Ook kun je de bestandsnamen hierdoor kleiner houden.

 

Het is handig aparte folders te maken voor de verschillende fases en aspecten van je onderzoek. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Administratie
  • Literatuur
  • Data
  • Resultaten

Hoe je de folders en subfolders voor de data precies strucureert en benoemt, hangt af van jouw unieke onderzoek. Denk daarom goed na over wat handig is voor jouw gebruik. Enkele voorbeelden: 

  • Type data. Bijvoorbeeld een folder voor interviews, één voor geluidsopnamen, één voor transcripties, etc. 
  • Tijd. Je kunt de folders ook indelen aan de hand van het tijdstip waarin ze verzameld zijn, als de tijd een factor van belang is in je onderzoek.
  • Deelonderwerp. Bijvoorbeeld data over economische groei in de pluimveesector, in de veeteelt, varkenshouderij, etc.

Tips voor versiebeheer

  • Geef je bestanden duidelijke namen, waardoor je begrijpt wat de inhoud is.
  • Gebruik bij voorkeur datum en versienummer in de bestandsnamen.
  • Een handig format voor de datum is YYYYMMDD. Op deze manier kun je de documenten makkelijk op chronologische volgorde zetten.
  • Bewaar altijd de ruwe versie van de bestanden. Als je wijzigingen in de databestanden aanbrengt, pas dan de naam aan met een nieuw versienummer.

Bijvoorbeeld: 

[anchornavigation]