Leermaterialen publiceren in een samenwerkingsverband

Gefeliciteerd! Samen met je collega's binnen een vakcommunity of project heb je leermaterialen ontwikkeld en deze willen jullie open delen op de platform Edusources.

 

Check voor het uploaden dat de materialen voldoen aan de eisen van een kwaliteitsmodel, die jullie als vakcommunity hebben opgesteld. Met de minimale kwaliteitskriteria uit jullie kwaliteitsmodel wordt rekening gehouden tijdens het valideren (goedkeuren voor publicatie) van je invoer.

Samenwerking in Sharekit

 

De opbrengsten van een samenwerking of project wil je onder de naam van het project of samenweking publiceren. Daarnaast wil je ook dat het materiaal straks vindbaar is onder zowel jouw instelling als de andere deelnemende instelling(en). Om dit te realiseren is het mogelijk om een samenwerkingsverband aan te gaan en vanuit dit samenwerkingsverband te publiceren op gewenste kanalen (platforms).

 

  • Een samenwerkingsverband bestaat altijd uit verschillende (deel)organisaties, dit kan bijvoorbeeld zijn tussen 2 lectoraten of tussen 2 hogescholen.

 

  • Een samenwerkingsverband moet een penvoerende instelling en een Site Manager hebben. Het eigenaarschap van het samenwerkingsverband ligt bij de penvoerende instelling. 

 

  • Wanneer Hanze de penvoerende instelling is, neem contact op met de functioneel beheerder van SURFsharekit via hanzemediatheek.repository@org.hanze.nl om de bij de Hanze beschikbare ondersteuning in de hang te zetten. Samen met de Site Manager kan de samenwerkingsverband bij de SURFsharekit Admin worden aangevraagd (info@surfsharekit.nl). 

 

  • Wanneer een andere instelling de penvoerder van het samenwerkingsverband is wordt de aanvraag bij SURFsharekit Admin gedaan door die instelling. 

 

  • De samenwerkingsverband opgericht in Sharekit heet consortium en op Edusources (het doel-platform voor het open publiceren van leermaterialen) een vakcommunity.

 

Toegang tot een samenwerkingsomgeving in Sharekit verlopt via SRAM.

SURF Research Access Management (SRAM) is een dienst om de toegang tot onderzoeksbronnen te beheren, bedoeld voor de door Nederlanders geleide onderzoekssamenwerkingen. Het maakt het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts voor verschillende applicaties mogelijk.

 

  • Om toegang te krijgen de vakcommunity moet een beheerder van de collaboration op SRAM rechten verlenen;
  • Docenten die materiaal moeten invoeren in SURFsharekit voor een community of de community en collecties moeten kunnen beheren worden uitgenodigd voor de collaboration op SRAM en aan de juiste groepen toegevoegd door de collaboration admin(s). Zodra zij deze uitnodiging hebben geaccepteerd kunnen zij inloggen met SRAM en veranderd er verder niks. 

 

Materialen uploaden als vakcommunity (consortium)

 

1. Inlogen in SURF Sharekit

Ga naar SURFsharekit en log in via de SRAM inlog. Er verschijnt een Dashboard.

Je kan direct vanuit je Dashboard starten met materiaal toevoegen.

 

2. Kies het organisatieonderdeel
  • Klik op de button Nieuwe publicatie. Er verschijnt een pop-up scherm.
  • Maak een keuze voor het organisatieonderdeel waarvoor je het materiaal invoert. Als je deel maakt uit een vakcommunity op Edusources zal de naam van de community (in Sharekit consortium genoemd) zichtbaar zijn naast je eigen organisatie (Hanze).

Ben je lid van meerdere vakcommunities? Kies dan de juiste voor het materiaal die je gaat uploaden.

 

 

3. Kies soort publicatie

Hier selecteer je het type publicatie dat je gaat invoeren. Je kan kiezen uit:

  • een leermateriaal,
  • een afstudeerproduct of stageverslag,
  • een onderzoekspublicatie.

Kies voor Leermateriaal en klik op Bevestigen.

4. Er verschijnt een scherm met invoervelden.

Invoervelden voor leermaterialen

Het invoerproces is ingedeeld in 3 stappen. Bij iedere stap vul je bepaalde informatie over het materiaal in.

  1. Uploads: voeg het bestand of de link naar het materiaal toe; geeft hier ook aan het gebruiksrecht door middel van een CC-licentie;
  2. Gegevens: vul hier naast de standaard gegevens als titel, auteur(s), publicatiedatum en taal ook de informatie over hoe het materiaal gebruikt kan worden en eventueel de koppeling met het vakvocabulaire;
  3. Publiceren: vink de platforms/kanalen aan waarop het materiaal zichtbaar wordt gemaakt.

Belangrijk om te weten:

  • velden met * zijn verplicht in te vullen,
  • probeer zo veel mogelijk velden in te vullen, des te beter is het materiaal straks vindbaar op het platform waar je op wilt publiceren,
  • tussentijds opslaan is mogelijk! Jouw invoer krijg dan status Concept (opgeslagen en alleen zichtbaar voor de eigenaar/invoerder).

 

 

De invoervelden met uitleg:

 

Stap Veldnaam Beschrijving
1. Uploads
Upload(s) of Links
 Moet dit geen verplicht veld zijn?Via het "+" voeg je een bestand toe. Er verschijnt een pop-up scherm waar je aanvullende gegevens voor dit bestand kan aangeven, als toegangs - of gebruiksrecht. Is je materiaal al elders gepubliceerd en met een link te benaderen? Voeg een link naar het materiaal toe.
Bestandsnaam*
 De naam van het geuploade bestand wordt automatisch overgenomen. Je kan de naam wel aanpassen. TIP: gebruik de titel van het materiaal als bestandsnaam.
Toegangsrecht*
 Hiermee geef je aan of het bestand Publiek toegankelijk (open access), Beperkt toegankelijk (binnen eigen instelling) of Niet toegankelijk is. Alleen de bestanden gemerkt als Publiek toegankelijk kunnen open op Edusources gepubliceerd worden.
Gebruiksrecht*
 Kies een gewenste CC-licentie. Hiermee geef je aan onder welke gebruiksvoorwaarden het werk gebruikt mag worden zonder dat er toestemming nodig is van de auteursrechthebbende. Kijk voor meer informatie hier.
Embargo Kan je een datum instellen tot wanneer het bestand niet zichtbaar of toegankelijk is. Wanneer het embargo verloopt, geldt het eerder gekozen toegangsrecht.
2. Gegevens
Titel*
 Voer de titel van de publicatie in, zonder de ondertitel. Gebruik hiervoor de titel zoals vermeld in het materiaal zelf en niet die van het bestand.
Ondertitel Voer, indien aanwezig, hier de ondertitel of een alternatieve titel in.
Samenvatting*
 Beschrijf de inhoud van het materiaal. De eerste regels van de beschrijving worden meestal getoond als toelichting bij de titel op de portalen waar het materiaal getoond wordt. Juist die eerste regels moeten de gebruiker dus duidelijk maken of dit materiaal voor hem/haar geschikt is. Bij voorkeur is de samenvatting in de taal van de publicatie.
Trefwoorden*
 Er kunnen meerdere trefwoorden worden toegekend. Indien een trefwoord is samengesteld uit twee of meer losse woorden kan dit als één trefwoord worden ingevoerd (voorbeeld: verpleegkundige interventie). Het is mogelijk meerdere trefwoorden tegelijk in te voeren door deze te scheiden door een komma). Door op enter te drukken voeg je het trefwoord toe. Regels omtrent het toekennen van trefwoorden vind je  hier.
Publicatiedatum*
 De datum waarop de publicatie officieel is gepubliceerd, zoals vermeld in de publicatie.
Afdeling, lectoraat, opleiding Je kan aangeven uit welke afdeling, lectoraat of opleiding het materiaal afkomstig is.
Uitgever* (organisatie)
 Dit veld staat automatisch ingevuld (gelijk aan de keuze je hebt gemaakt aan begin van de upload bij "Nieuwe publicatie")
Vakgebied*
 Kies hier één of meerdere thema's waaronder het leermateriaal valt. De thema's komen in de vorm van filters terug op bijvoorbeeld Edusources.
Niveau*
 Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst.
Taal*
 Kies hier de taal waarin het leermateriaal geschreven is.
DOI Een DOI (Digital Object Identifier) is een persistente identifier die vaak gebruikt wordt voor wetenschappelijke publicaties. Je kan een DOI-link voor je materiaal aanmaken.
Auteurs* en betrokkenen
 Vul hier de naam in van de betrokken auteurs. Je kunt hier ook de auteursvolgorde aanpassen en de rol van een auteur toevoegen.
Bruikbaar als*
 Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst: Fragment, Lesonderdeel, Les, Serie lessen
Soort materiaal Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst. Raadpleeg bij twijfel dit tabel.
Technisch formaat Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst
Beoogde eindgebruiker*
 Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst
Vakvocabulaire In dit veld kun je vanuit een aantal vocabulaires, zoals Verpleegkunde, Informatievaardigheid, DAS, Ziezo of Vaktherapie, een keuze maken uit de serie elementen waaraan het materiaal voldoet.
Gekoppelde lesmaterialen Heb je serie lessen of materialen ontwikkeld? Kan je ze hier koppelen aan het nieuw ingevoerde materiaal. Let op: de materialen (of een koepeltitel) moeten reeds ingevoerd zijn.
3. Publiceren Kanalen Met het aan- of uitzetten van een kanaal bepaal je de status van het materiaal en/of op welk portaal het terecht moet komen.

 

De keuze die je hebt gemaakt in veld Toegangsrechten in stap 1 heeft invloed op de keuzes die je kan maken in het veld Kanalen.

 

  • Voorbeeld tegenstrijdig invoer: wanneer je in stap 1 hebt aangegeven dat het materiaal Niet toegankelijk is, kan je in stap 3 het materiaal niet publiceren op Edusources of Wikiwijs. Het systeem zal dan de invoer niet opslaan en moet je of de toegangsrecht of de gekozen kanalen aanpassen.
  • Voorbeeld correct invoer: je hebt in stap 1 bij toegangsrecht het materiaal als Publiek toegankelijk gemerkt en je kan het materiaal in stap 3 publiceren op Edusources en/of Wikiwijs. 

 

 

Nadat je zoveel mogelijk velden hebt ingevoerd klink onderaan de scherm bij stap 3 op 'Indienen'.

 

TIP:

Wanneer na het kliken op Indienen de invoerscherm wordt niet afgesloten, betekend het dat er verplichte veld is niet ingevuld of er een conflict onstaan is bij het toegangsrecht en de kanalen voor publicatie.
Loop de velden nogmaals na, pas of vul het aan waar nodig is en klik weer op Indienen. 

Validatie en publicatie

Hoe het validatieproces voor de geuploade content verloopt kan per vakcommunity variëren.

Meeste vakcommunities letten op een aantal punten:

  • compliance met de kwaliteitsmodel, opgesteld door de leden van de community: dat zorgt voor hoge kwaliteit van de collectie;
  • afspraken over de metadatavelden die ingevuld moeten worden bij het leermateriaal in de repository: dat zorgt voor een goede vindbaarheid;
  • afspraken over toevoegen vakvocabulair: een gedeelde taal binnen een vakgebied of opleiding geeft structuur aan de collectie.

Om de leermaterial binnen de vakcommunity kwalitatief en up-to-date te houden wordt er meestal een workflow ingericht, dat omvat het valideren en publiceren, maar ook uitvoeren van updates en herzinningen (onderhoudsplan).

 

Workflow

Maak een duidelijk overzicht van de workflow zodat iedereen in de community kan zien welke weg een leermateriaal gaat afleggen.

Bij de vakcommunity HBO-verpleegkunde hebben ze dit gedaan in een stroomschema voor het aanleveren van leermaterialen. Op deze manier wordt er zorg gedragen voor dat de kwaliteit van de materialen op orde is. 

Vakcommunity op Edusources

 

De community kan een eigen webpagina op Edusources inrichten waarin de community zich voorstelt. Daarnaast kunnen collecties van leermateriaal worden gevormd en via de community-pagina worden getoond.

Als je in Sharekit de rol van beheerder hebt gekregen kan je de vakcommunity pagina op Edusources beheren en bewerken.

 

  • gebruik je Hanze-inloggegevens + de Authenticator-app

  • Wanneer je bent ingelogd zie je alle community’s waar je beheerder van bent. Wil je alle vakcommunity’s zien? Klik dan op “Toon alle vakcommunity’s”

  • Om je community te bewerken of collecties toe te voegen klik je op “Bewerk” in de grijze of gele balk. De kleur van deze balk geeft aan of jouw community al publiek zichtbaar is (grijs) of niet (geel). 
  • Op deze pagina kun je de algemene gegevens van je community bewerken zoals de naam van je vakcommunity, het logo en de lange samenvatting.  
  • Vul naar behoefte ook de overige gegevens in of pas deze aan.  

- Met behulp van de omschrijving kun je je community voorstellen. Deze omschrijving wordt op de communitypagina getoond. 

- De herkenbaarheid wordt vergroot door een logo toe te voegen. Het logo wordt getoond op de tegel waarmee je community bereikbaar is. 

- Door een uitgelichte afbeelding toe te voegen kun je je communitypagina ‘aankleden’. Deze afbeelding wordt op de communitypagina getoond. 

- Let op! Wil je je logo of de uitgelichte afbeelding aanpassen? Stuur dan een ticket via deze link of mail naar info@edusources.nl dan helpen wij je verder. 

- Heeft je community een eigen website? Dan kun je de link naar die website hier ook toevoegen. De link naar de website verschijnt onderaan het algemene deel van de communitypagina. Na klikken op de link wordt je website zichtbaar in hetzelfde tabblad (overige links op je communitypagina openen in een nieuw tabblad).

 

Leden van een community hebben de rechten om collecties aan te maken. 

Collecties zijn voor de gebruikers en leden van de community een heldere en logische manier om geschikt leermateriaal te vinden. 

Een community kan één of meer collecties van leermaterialen aanmaken en vervolgens delen. De leermaterialen binnen een collectie hebben één of meer overeenkomstige kenmerken:

- een bepaalde soort materiaal, bijvoorbeeld collectie van instructievideo's; 

- een bepaald thema;

- of een hiërarchische indeling: op basis van bijv. vakvocabulaire van een specifiek vak.

 

  • Om collecties te bewerken of toe te voegen klik je op “Bewerk” in de grijze of gele balk zoals hierboven is beschreven. 
  • Ga nu naar het tweede tabblad: ‘Collecties’ en klik op ‘Nieuwe collectie’ 

  • Zodra je een collectie hebt aangemaakt of een bestaande collectie hebt geopend kan je materialen toevoegen door te klikken op ‘Materialen toevoegen’.
  • Na klikken op ‘materialen toevoegen’ verschijnt het volgende scherm. Via het intypen van zoekwoorden in de zoekbalk kan het materiaal dat je wilt toevoegen aan je collectie worden toegevoegd.
  • Klik op het plusteken om het materiaal aan je collectie toe te voegen. Je kunt meerdere materialen het plusteken geven. Aan de stand van de teller op de groene knop rechtsboven kun je zien om hoeveel materialen het gaat. Klik op de groene knop "x toevoegen" om het materiaal daadwerkelijk onderdeel te maken van je collectie. 
  • Wil je materiaal verwijderen uit een collectie? Ga dan naar de collectie bewerkpagina en klik op het kruisje bij het materiaal dat je wil verwijderen. 
  • Je kan ook materiaal toevoegen aan de collectie vanuit de materiaaldetailpagina van de publicatie: zoek het materiaal die je wil toevoegen aan je collectie op en klik op de knop "Toevoegen aan collectie". Selecteer de collecties waar je een materiaal aan wil toevoegen en klik op de knop "Bijwerken". 
Collecties verwijderen

Het is mogelijk om met één handeling de gehele collectie te verwijderen. Dit houdt in dat alle materialen die gekoppeld waren aan de betreffende collectie ook direct deze koppeling verliezen.  

  • Bewerk de communitypagina en ga naar het tabblad ‘Collecties’ 
  • Klik op de tegel van de betreffende collectie op het kruisje. 
  • De tegel van de collectie verdwijnt onmiddellijk en alle materiaal dat aan de collectie was gekoppeld is nu ontkoppeld. 

 

Ben je tevreden met je vakcommunity pagina en je collecties? Vergeet dan niet de vakcommunity te publiceren door het schuifje “Openbaar” om te zetten en te klikken op “Opslaan”. Je vakcommunity is nu publiek zichtbaar!  

Vragen of opmerkingen?

SURFsharekit Repository is in beheer van de HanzeMediatheek.

Vragen of opmerkingen over invoeren van de open leermaterialen kan je mailen naar de Site Manager hanzemediatheek.repository@org.hanze.nl 

Of mail de contactpersoon voor open leermaterialen van je vakcommunity.

[anchornavigation]