Archiveren

Als je onderzoek is afgesloten, is het van belang dat je die documenten archiveert die bewaard moeten blijven en dat de documenten die niet bewaard hoeven te blijven, verwijderd worden. Het bewaren van documenten van een onderzoeksproject kan van belang zijn voor accreditatie of om onderzoek repliceerbaar en verifieerbaar te maken. Het verwijderen van documenten kan van belang zijn om aan de privacywetgeving (AVG) te voldoen, zodat persoonsgegevens niet langer in je beheer zijn dan nodig is voor je onderzoeksdoel.

De volgende stappen zijn van belang:

1. Check datamanagementplan. Om te beginnen is het handig om te kijken wat je in het datamanagementplan (DMP) hebt geschreven, als dit er is. Hierin staat aangegeven wat de vastgestelde bewaartermijn is voor de onderzoeksdata en of je een deel van de onderzoeksdata in een repository gaat plaatsen.
2. Selectie van bestanden. Maak een selectie van die bestanden die na afloop van het project bewaard moeten worden. De HG Selectielijst vormt hierbij het uitgangspunt (zie hieronder voor meer info). Denk er ook aan dat het mogelijk is dat een deel van de bestanden zich op persoonlijke accounts of persoonlijke devices van collega's kan bevinden (dit is niet aan te bevelen, maar wel de realiteit).
3. Overzetten van dynamisch naar statisch archief. Het dynamisch archief is in feite de projectfolder waarin de onderzoeksbestanden gedurende het onderzoek zijn beheerd. Bijvoorbeeld een projectfolder in Research Drive of Sharepoint waarin je gezamenlijk met collega's aan het onderzoek hebt gewerkt. Het statisch archief wordt per kenniscentrum beheerd in Sharepoint. Het statisch archief is ontdaan van de toegangsrechten van de projectfolder en aan de bestanden is een bewaartermijn toegekend (zie hieronder meer over bewaartermijnen). 
4. Deponeren van data in een externe repository. Voor onderzoeksdata kan er gekozen worden een langere bewaartermijn te hanteren. Bijvoorbeeld om verificatie en replicatie van je onderzoek mogelijk te maken. Of om een deel van de data voor hergebruik ter beschikking te stellen. Voor niet-gevoelige data kan er dan gekozen worden om deze te deponeren in een externe repository, bijvoorbeeld DataverseNL of DANS-EASY.
5. Opheffen van projectomgeving. Als alle documenten die bewaard moeten worden zijn gearchiveerd in het statisch archief, kan de oude werkomgeving opgeheven worden. Alle bestanden die niet gearchiveerd hoeven te worden, kunnen nu ook verwijderd worden. Denk ook aan eventuele kopieën op persoonlijke accounts of persoonlijke devices en aan data die zich nog in onderzoeksapplicaties bevinden (zoals een surveytool).

De Hanze heeft de HG Selectielijst opgesteld, waarin voor alle soort processen beschreven wordt welke documenten gearchiveerd moeten worden en welke bewaartermijnen hiervoor van toepassing zijn. Op Mijnhanze.nl vind je daar meer informatie over. Daar kun je ook meer lezen over de Selectielijstprocessen voor Kenniscentra en Lectoraten, waaronder de richtlijnen voor onderzoeksprojecten.

In de HG Selectielijst wordt aangegeven dat de volgende documenten gearchiveerd moeten worden:

• ​Projectplan en/of onderzoeksopzet
• Bronmateriaal
• Eindrapport/onderzoeksresultaten
• Evaluatierapport
• Publicaties

Bij projectplan en onderzoeksopzet is het aan te raden ook het datamanagementplan te bewaren.

Met bronmateriaal worden de onderzoeksdata bedoeld die aan de onderzoeksresultaten ten grondslag liggen. Het omvat zowel de onbewerkte ruwe data als de bewerkte en geanalyseerde versies die nodig zijn om de onderzoeksresultaten inzichtelijk te maken.

Om deze data beschikbaar te stellen voor verificatiedoeleinden, is het belangrijk dat een derde persoon de juiste databestanden terug kan vinden en de inhoud hiervan kan begrijpen. Duidelijke folderstrucuur en naamgeving van de databestanden en consequent toegepast versiebeheer zijn hiervoor cruciaal.

Bij de data die je niet archiveert, moet je overgaan tot vervolgmaatregelen. Hier hoort bijvoorbeeld bij dat je de data zorgvuldig verwijdert.

Geef daarbij extra aandacht aan gevoelige data.

Bij het verwijderen van data moet je voorkomen dat dat alsnog hersteld kunnen worden en je moet ervoor zorgen dat de data verwijderd worden op al je opslaglocaties.

De betrouwbaarste manier om data te vernietigen, is het volledig fysiek onbruikbaar maken van de drager. Bij device-onafhankelijke opslag of wanneer je je device wilt behouden, moeten bestanden worden overschreven om ze ontoegankelijk te maken. Dit wordt data erasure, data clearing, data wiping of data destruction genoemd.

In de HG Selectielijst staat voor onderzoeksprojecten aangegeven dat het bronmateriaal tenminste vijf jaar moet worden bewaard, of anders naar eigen inzicht van de onderzoeker. De overige bestanden die hierboven staan aangegeven bewaar je permanent.

Vaak wordt er gekozen voor een langere termijn dan de voorgeschreven vijf jaar. In de Nederlandse Gedragscode voor Wetenschappelijke Integriteit staat dat zowel de ruwe als de bewerkte dataversies beschikbaar moeten blijven voor een bij het vakgebied en gebruikte methodologie passende periode. Dit hangt dus af van het desbetreffende vakgebied. Daarnaast kunnen ook subsidiegevers een bewaartermijn voorschrijven. NWO en ZonMw hanteren een bewaartermijn van 10 jaar, tenzij wet- en regelgeving of domein-specifieke richtlijnen anders voorschrijven.

Als wordt gekozen om de onderzoeksdata, of een deel hiervan, te archiveren in een externe repository, is het daarom goed om na te gaan hoe lang deze repository de data archiveert. DANS-EASY garandeert een bewaartermijn van minimaal 10 jaar, terwijl deze bij 4TU.ResearchData tenminste 15 jaar is. 

In sommige gevallen is het wettelijk bepaald hoe lang data moeten worden bewaard. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) noemt geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens maar stelt wel dat die gegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is.