Lange overname

Wil je meer gebruiken in je onderwijs dan is afgesproken binnen de EA regeling? Bijvoorbeeld meer dan 50 pagina's of meer dan 25% van een auteursrechtelijk beschermd werk? Dan krijg je te maken met de zogenaamde lange overname.

Voor lange overnames moet vooraf toestemming worden gevraagd aan de auteursrecht­hebbende en een vergoeding worden betaald.

Let op: dat geldt ook voor werk van collega's of van jezelf als je publicatie al uitgegeven is en je de rechten hebt overgedragen aan de uitgever.

Er zijn een aantal mogelijkheden om de toestemming en betaling te regelen:

• Centraal aanvragen via de online portal van Stichting UvO
• Zelf toestemming vragen aan de rechthebbende en de vergoeding overeenkomen
• De rechthebbende heeft toestemming tot hergebruik vermeld op/bij het werk (bijvoorbeeld via een CC licentie met juiste voorwaarden voor hergebruik; vergoeding is niet nodig).

Een lange overname brengt vaak extra kosten mee voor je school. Laat het vooraf goedkeuren door je teamleider.

In alle gevallen moet je de lange overname ook nog even melden bij het AIP vanwege de jaarlijkse rapportage verplichting die de Hanzehogeschool heeft. Zie onderaan deze pagina.  

Lange overnames dienen op de portal van Stichting UvO worden aangemeld.

Stichting UvO (Uitgeversorganisatie voor Onderwijslicenties) is een centraal loket en regelt als uitvoeringsinstantie de aanvragen, meldingen en de betaling voor lange overnames aan de auteursrechthebbenden. Dit scheelt je als aanvrager tijd omdat je niet zelf contact hoeft opnemen met alle betrokkenen.

Een toestemmingsaanvraag voor lange overnames dient minimaal 10 dagen voor gebruik/publicatie op BB van het materiaal te gebeuren. Sinds de nieuwe regeling hoeven geen bewijsexemplaren meer van readers (bundeling van twee of meer teksten) geüpload te worden. 

Iedere school heeft een eigen inlogaccount bij UvO om meldingen te doen. In de portal kun je de kosten zien en je krijgt bericht of je toestemming is verstrekt. Toestemming en afdracht via UvO dien je jaarlijks opnieuw aan te vragen als je het materiaal opnieuw wilt gebruiken.

Neem contact op met het AIP :

- voor de inloggegevens van je school,

- voor (eventueel) ondersteuning bij het aanmelden van,

- voor alle vragen rondom een lange overname.

In sommige gevallen kun je ook overwegen om zelf rechtstreeks contact op te nemen met een rechthebbende om toestemming te vragen voor gebruik. 

Let op: dit geldt niet voor uitgevers vanwege de gezamenlijke afkoopregeling met UvO.

Denk bijvoorbeeld aan bedrijven of instellingen die (jaar)verslagen, rapporten en handleidingen uitbrengen. Je moet dan zelf hiermee een billijke vergoeding overeenkomen. Deze kan ook nul euro bedragen. Bijvoorbeeld als de rechthebbende gebruik van belang vindt voor onderwijsdoeleinden.

Zelf toestemming regelen?

• spreek duidelijk het doel van gebruik, de termijn en eventuele vergoeding af;
• zorg ervoor dat de afspraken schriftelijk zijn vastgelegd, in een brief, een email of een toestemmingsformulier;
• archiveer deze afspraken goed binnen de school en vermeld bij de overname zelf (reader of bij het bestand op Blackboard) dat er rechtstreeks via rechthebbenden toestemming is ontvangen;
• een toestemming kan voor een vastgestelde of onbeperkte termijn gelden. Wil je materialen meerdere jaren gebruiken, houd daar dan rekening mee bij de aanvraag van een toestemming en leg het goed vast in je afspraken.

Voorbeeld aanvraag rechtstreekse toestemming: 

Voorbeeld koppelen toestemming aan het item op Blackboard:

Alle hogescholen leveren jaarlijks een overzicht aan van ‘andere overnames’. 

Daarin staat al het hergebruik van content dat niet is afgekocht met de Easy Access-afkoopregeling:

• lange overnames van uitgevers die je hebt aangemeld in de UvO portal,
• werken die je door licenties mag gebruiken (bijvoorbeeld publicaties uit bepaalde mediatheek databanken of publicaties met CC- licentie),
• rechtstreekse toestemmingsaanvragen.

Voor de Hanzehogeschool wordt deze rapportage voor 1 april door het AIP aan Stichting UvO gestuurd. Meld daarom iedere lange overname die je in je onderwijs gebruikt, ook die zonder vergoeding, bij het AIP via onderstaand formulier:

• Informatie over het auteursrecht,
• Informatie over uitzonderingen in de Auteurswet voor het onderwijs,
• Stroomschema overname auteursrechtelijk materiaal in het onderwijs (document),
• Informatie over bronvermelding,
• Rapportageplicht aan Stichting UvO,
• Contactgegevens Auteursrechten Informatiepunt van de Hanzehogeschool,
• Voorbeeld aanvraag rechtstreekse toestemming,
• Informatie over bijzondere gevallen, zoals bladmuziek, overheidspublicaties of boek uit de handel,
• Posters 'Aandacht voor het auteursrecht'.