Ontdubbelen, tags toevoegen, verwijderen

Als je zoekresultaten uit meerdere databanken opneemt in RefWorks, heb je veel kans dat er dubbelingen bij zijn. RefWorks kan deze dubbelingen voor je vinden. Dit kan voor 'All references' of voor een (sub)folder. RefWorks beschouwt het als een dubbeling als beide referenties uit verschillende databanken komen. Als je een referentie uit dezelfde databank in meerdere folders plaatst, ziet RefWorks dat niet als een dubbeling.

1. ga naar 'All Documents' of naar een (sub)folder

2. klik op Duplicates > Find duplicates

3. Kies hoe je wilt dat RefWorks de primaire referentie bepaalt (op basis van volledigheid, nieuwste of oudste referentie).

4. Selecteer de gewenste Matching-instelling: moeten de referenties exact overeenkomen of moeten er vergelijkbare referenties worden gevonden?

5. Selecteer de velden die RefWorks moet gebruiken bij het bepalen van de duplicaten.

6. Klik op: Find duplicates. Je krijgt een melding dat je ontdubbelingsverzoek is gestart. De ontdubbelingstijd varieert op basis van het aantal records en de matchingscriteria, en loopt in zijn geheel totdat deze is voltooid. Je bent niet verplicht om op deze pagina te blijven of ingelogd te zijn in RefWorks.

Wanneer de ontdubbeling is voltooid, vind je een groene knop onder het tabblad Duplicaten.

7. Klik op de groene knop en ga naar "See last results" om de lijst met de door RefWorks gevonden duplicaten te zien.

Belangrijk: controleer of het echt een dubbeling is voordat je deze verwijderd. Je verwijdert duplicaten door deze echte duplicaten te selecteren en vervolgens te klikken op Delete.

Bij het editen van je referenties kun je trefwoorden toevoegen (Add Tags). Dit maakt het zoeken naar referenties binnen je RefWorks database eenvoudiger en effectiever. Je kunt nieuwe of al bestaande tags toevoegen aan je referenties. Ook kun je eventueel toegevoegde tags verwijderen. 

Door op Tags te klikken in het linker menu kun je met behulp van een zoekbox zoeken naar referenties met een bepaald trefwoord.

Als Tags in het linker menu is uitgeklapt, kun je d.m.v. drag and drop referenties aan de tag toevoegen. Je selecteert de referentie(s) en sleept deze naar de gewenste tag. RefWorks geeft aan hoeveel documenten het betreft. Je dropt deze boven de gewenste tag en klikt op de blauw oplichtende tag. De tag is nu toegevoegd aan de referenties.

Als je referenties verwijdert, worden ze niet direct definitief verwijderd, maar eerst opgeslagen in de Deleted box..

Stap 1. Selecteer de te verwijderen referenties door ze aan te vinken.

Stap 2. Klik op Delete in het bovenmenu. Er klapt een keuzemenu uit. Klik nogmaals op Delete. Je referentie wordt nu verplaatst naar de map Deleted.

Stap 3. Klik op Deleted in het zijmenu. De inhoud van de prullenbak komt nu in beeld.

Stap 4. Selecteer welke referenties je definitief wilt verwijderen. De inhoud van de map Deleted kun je sorteren op o.a.data, titel en auteur. Klik in het bovenmenu opnieuw op Delete en kies of je de gehele prullenbak wilt legen of de geselecteerde referenties.